O regime de substituição tributária antecipa o ICMS de toda a cadeia com base em um preço presumido de venda ao consumidor final. Quando a mercadoria efetivamente sai por valor inferior a essa presunção, o imposto recolhido a mais não é do estado, é da empresa.

O direito ao ressarcimento nessa hipótese foi reconhecido pelo Supremo Tribunal Federal no julgamento do RE 593.849 (Tema 201), com repercussão geral. A discussão jurídica, portanto, está resolvida em sua tese central.

Ainda assim, é um dos créditos menos aproveitados que encontramos em distribuidoras e atacadistas. O motivo raramente é jurídico.

Por que o crédito não é levantado

Porque o levantamento é trabalhoso. Não existe um relatório pronto no ERP que informe o valor. É preciso confrontar, item a item e período a período, a base presumida utilizada na retenção com o preço efetivamente praticado na saída, considerando descontos, devoluções, transferências e operações não sujeitas ao regime.

Em empresas com mix de milhares de SKUs e operação em vários estados, isso significa cruzar volumes grandes de dados fiscais. É um trabalho de reconstituição, não de consulta.

O que determina o tamanho do crédito

Três fatores concentram a maior parte do valor:

  • Distância entre a base presumida e o preço praticado. Quanto mais agressiva a política comercial, maior a diferença acumulada.
  • Giro. Diferenças pequenas por unidade tornam-se relevantes em volume.
  • Período aberto. São cinco anos. Cada mês sem levantamento é um mês que decai de forma definitiva.

O procedimento importa tanto quanto o direito

Este é o ponto em que pedidos bem fundamentados se perdem. Cada estado tem rito próprio para o ressarcimento, formulários específicos, arquivos digitais em leiaute definido, prazos e forma de utilização do crédito, que pode ser em espécie, por compensação ou por transferência a terceiros.

Um pedido tecnicamente correto, protocolado no rito errado, é indeferido do mesmo jeito. E o indeferimento por vício formal consome tempo do prazo decadencial que continua correndo.

A trilha documental

O levantamento precisa nascer acompanhado do dossiê que o sustenta: memória de cálculo reproduzível, arquivos fiscais que dão origem aos números e demonstração da metodologia aplicada. Não porque a fiscalização virá necessariamente, mas porque, se vier, a defesa depende de documentação que não pode ser reconstruída depois.

E com a Reforma?

A substituição tributária desaparece no modelo IBS/CBS. Isso não extingue os créditos relativos a períodos anteriores, eles permanecem sujeitos ao prazo de cinco anos, mesmo depois de o regime deixar de existir.

O efeito prático é o inverso do que muitos supõem: o estoque recuperável passa a ser finito e decrescente. Não haverá novos períodos gerando crédito de ST, e os períodos existentes vão prescrevendo. É uma janela que se fecha em data conhecida.